Ansvar

I Steigen kommune er arkivansvaret plassert hos arkivansvarlig i servicekontoret gjennom følgende delegering:

I henhold til kommuneloven av 2018

- §13: Kommunedirektøren leder den samlede kommunale administrasjonen.

I henhold til arkivforskriften § 1 har den øverste ledelsen ansvaret for arkivarbeidet i organisasjonen.

I henhold til delegeringsreglement for Steigen kommune vedtatt av kommunestyret 20.02.2019 er kommunedirektøren ansvarlig for drifta av kommuneorganisasjonen innenfor vedtatt struktur og gjeldende planer. Kommunedirektøren treffer selv avgjørelse om videredelegering av myndighet til administrasjonen.

På denne bakgrunn videredelegerer kommunedirektøren følgende myndighet og ansvar til arkivansvarlig i servicekontoret:

-Arkivansvar for organisasjonen i henhold til arkivforskriftens § 1.

-Ansvar for utvikling av gode rutiner, og for at organisasjonen får nødvendig opplæring og veiledning for dokumenthandtering og arkivarbeid i henhold til gjeldende regelverk.

-Ansvar for ivaretakelse av eldre kommunalt arkivmateriale i samsvar med gjeldende regelverk.

Delegert myndighet kan og må utøves innenfor de rammer som delegeringsreglementet fra kommunestyret gir.

Organisering

I Steigen kommune loggfører og journalfører arkivarene og arkivansvarlig post som blir levert kommunen ved personlig oppmøte, sendt per post, per mail til kommunens postmottak og som kommer inn digitalt via svar inn.
Statusene midlertidig registrering, registrert/oppdatert av saksbehandler, reservert, ferdig og ekspedert får arkivansvarlig opp på sitt dashboard i sak- og arkivsystemet for kontroll og journalføring. Det vil si e-poster saksbehandlerne i kommunen overfører via Outlook-plugin for Elements over til sak- og arkivsystemet og svar ut/ekspedert digitalt.
Oppvekst, helse og omsorg og den kommunale delen i NAV benytter seg også av egne fagsystemer.